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哈尔滨金融学院教学档案管理办法
2019-12-30 14:23   审核人:

哈尔滨金融学院教学档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了加强教学档案管理,充分发挥教学档案在学校教育管理、教学活动,教学研究等各项工作中的作用,提高教学档案管理的质量和水平,实现教学档案管理工作的标准化、规范化和现代化,特制订本办法。

第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规、规章和《哈尔滨金融学院档案管理办法》,结合教学工作实际情况制定。

第三条 本办法适用于教务处和二级教学管理单位。

第二章教学档案管理体制

第四条 教学档案实行三级管理:学校档案室、教务处、二级教学管理单位。

第五条为确保教学档案完整、准确、系统和安全,便于开发利用。教务处和各二级教学管理单位分别确定一名负责人分管教学档案管理工作,并分别配备一名兼职档案员,负责档案归档、保管和移交。

第六条 教学档案按保管期限划分为永久、长期(15年以上至30)、短期(15年以下)三类。永久类档案由教务处和二级教学管理单位及时移交学校档案室管理,长期和短期类档案由教务处和各二级教学管理单位管理。

第三章 教学档案管理人员职责

第七条 分管档案工作领导的职责

(一)制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中,并监督执行。

(二)加强与学校档案部门联系,共同做好业务指导和监督检查工作,保证教学档案管理的案卷质量。

(三)对本部门兼职教学档案员提出具体要求,并帮助其解决实际困难。

第八条 兼职档案员职责

(一)做好本单位教学管理文件材料的形成积累工作。

(二)将收集、积累的教学管理文件材料整理组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,装订整齐,并及时向学校档案室移交。

(三)做好存放在本单位的教学管理档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

第四章 归档范围的确定

第九条 凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

第十条 归档的文件材料,要遵循其自然形成规律,保持有机联系,符合教学管理活动的成套性特点。

第十一条 归档的内容包括教学综合管理、学科专业建设、课堂教学与实践教学管理、教材管理等。

第十二条 不归档的文件材料

(一)上级有关教学的普发的(非专指高校)、不办的文件;

(二)上级有关教学的未定稿的文件;

(三)重份文件;

(四)无查考利用价值的事务性临时性文件;

(五)非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件;

(六)校内其他单位发来的文件;

(七)与校外单位交换来的材料。

第五章 归档流程

第十三条 形成与积累

(一)每年新学年开始后,由分管档案工作的本部门领导向本部门兼职档案员布置形成积累教学文件材料的任务。

(二)兼职档案员按文件材料分类表分别积累教学文件材料,并定期进行整理。

(三)兼职档案员随时接受学校档案室检查、指导,做好本部门文件材料的积累工作。

(四)归档的教学管理文件材料必须字迹工整、格式统一,签字手续完备。

(五)教学管理档案文件一般归档一份。

第十四条 整理组卷

(一)按照教学管理文件材料由形成部门立卷归档的原则,由教务处兼职档案员负责将积累的文件材料向学校档案部门归档。

(二)根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用,同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷,每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一,文件较少者按不同内容分别组成薄卷。

(三)在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下,同一内容的卷内文件按永久、长期、短期顺序排列。

(四)卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列。

(五)卷内材料一律用不锈钢书订,对破损的文件材料应进行修补。

(六)凡是文件材料未注明标题的应加制封面,注明题名、责任者、时间。

(七)各种材料大小均为A4纸,图件按此规格叠成手风琴式,图名、图签折在外面。

(八)文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;附图册、表册、照片应贴上标签,填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管,但需填写与文字材料卷一致的档号。

(九)透明图纸用缝纫机打图边,并贴上标签,填写张号及文字报告一致的档号。

(十)按顺序编排页号,无论单面或双面只要有书写文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的右上角。以件归档单位,应在文件上方中间加盖归档章,并逐项填写。

(十一)填写卷内目录及备考表。

(十二)文件形成提出每个案卷的密级并会同档案室确定。

(十三)填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确。

第十五条 归档、移交

(一)教学综合管理文件次年6月底前归档,其他各类材料完成一个培养周期(即一届学生从入学到毕业)当年寒假前一次性归档。

(二)兼职档案员填写归档说明书。

(三)移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求,标题是否确切,凡不符合规定要求者,接收人可以拒绝接收,并限期改正补交。

(四)移交时填写移交目录。移交目录一式两份,双方各执一份。

第六章 教学档案保管与使用

第十六条 设置专用档案资料柜保管教学档案,做到集中、妥善、安全。

第十七条 凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何文件材料。

第十八条 凡计算机打印纸制资料,要留存与之内容相同的电子文件,以便长久保存和利用。

第十九条 保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定,做出处理决定。

第二十条逐步建立教学档案数据库,并纳入全校信息系统,统一管理和开发利用。

第二十一条 档案的查阅、摘录、复制等执行审批制度,办理借阅手续,并按期归还。

第七章 附则

第二十二条 本办法自发布起执行。

第二十三条 本办法由教务处负责解释。

 

 

 

 

 

 

归档范围和保存期限表

一级类目

二级类目

保存期限

上级文件

上级行政部门和教育主管机关发来的有关教学的规定、条例、办法等指令性、指导性文件材料

永久

教育教学改革、有关学科、专业设置和调整、课程设置等文件材料

永久

综合性

教学文件

学校规划、实施计划

永久

学校制定的各种教学规章制度、办法、规定、条例等

永久

教学各主要环节质量标准

长期

校领导深入教学第一线调研报告记录

长期

学校签发的各类教学文件及材料

永久

教务处长签发的各类教学文件及材料

长期

系(部)签发的各类有关教学文件及材料

长期

机关各处室、校直各单位签发的各类有关教学文件及材料

长期

教务处年度教学工作计划、总结

短期

教学工作中形成的各种总结汇报材料

短期

教务处各类管理制度

永久

教代会有关教学工作提案的办理结果

长期

教学工作中形成的各种统计报表

短期

教学管理队伍建设

教务处、教学系(部)管理人员情况统计表、名册

长期

教务处、教学系(部)教学管理人员进修学习、业务培训材料

短期

教务处、教学系(部)人员年度考核情况、平时考勤情况

长期

教学经费

教学经费预算及执行情况材料

长期

学科专业建设

学科、专业论证、评估、申报材料

长期

学科、专业审批文件

永久

学科、专业、课程等建设规划、建设发展情况、总结材料等

长期

重点学科建设材料

长期

重点专业建设材料

长期

精品课程建设材料

长期

专业综合改革试点材料

长期

教学研究

开展教学改革的方案和措施以及实施情况

短期

教学研究项目情况一览表

长期

教研项目立项材料

长期

教研项目结项材料

长期

教研项目评奖材料

长期

教研项目运用于教学实践的效果情况

短期

教学会议

学校召开的教学工作会议材料

永久

教学工作例会记录、纪要等材料

短期

学校召开的教育思想观念研讨会材料

短期

教学研究研讨会材料

短期

毕业学位

毕业生名单

永久

毕业证书、肄业证书、结业证书发放登记

永久

国家、省级教育主管部门下发的有关学位工作的教学文件、学校学位评定条例、办法

永久

学位授予审核材料

长期

学位委员会名单、学位委员会会议记录、纪要

长期

授予学位学生名单、学位证书发放登记

永久

教学工作

各专业人才培养方案(包括执行中的修改申请、批示、调整结果)

长期

教学大纲,课程简介

短期

校历、学期教学进程表、课程表、任课教师名单等

永久

临时调串课通知

短期

学年任务一览表、各专业各年级学生每学期开设课程资料

短期

教学工作量统计

短期

教学检查材料(包括学生座谈会记录)

短期

优秀教师评选材料

永久

各级优秀教师质量评奖材料

永久

教学名师

永久

教学评估汇报、自评材料,结论性文件

永久

教学评估一般性材料

短期

考试

在校学生编班名册

永久

在校学生成绩总册

永久

学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学)

永久

学生考试试卷、备用试卷和评分标准及参考答案

长期

考试学生答卷

短期

试题库及使用情况

短期

学生各类考试安排

短期

学生重修名单及重修安排

永久

学生参加计算机等级考试成绩统计表、名单

短期

学生参加外语四、六级考试成绩统计表、名单

短期

有关考试管理的的各种文件规定等材料

长期

实验室建设和实验教学

上级有关实验室建设的文件材料

永久

实验室论证、评估、申报、审批材料

长期

实验室规划、建设方案、管理办法 、总结材料等

长期

维修维护记录

短期

实验室统计表

短期

实验大纲

短期

实验报告、日志等

短期

实习

实习计划、安排,实习大纲、实习报告,实习总结等

短期

实习成绩记录

永久

实习基地建设规划、管理规定、总结材料等

长期

实习基地建设申报、评估、审批材料

长期

实习基地情况一览表、实习基地情况介绍、实习基地考评材料等

短期

实习管理文件

长期

教材采购和建设

各系(部)各专业使用教材情况一览表

短期

教材采购文件资料

长期

教材发放登记

短期

自编教材和相关学习资料审批材料

短期

主编、参编、自编教材,教学参考书、教学指导书、实习指导书、实习讲义、习题集等样书

永久

其他有保存价值的自编参考资料

长期

教材建设及教材管理评估材料

长期

教材建设文件

长期

现代教学技术

自制声像多媒体材料、多媒体课件、网络教学材料等

短期

多媒体教室一览表、多媒体课表、多媒体授课率等

短期

现代教学技术培训

短期

摄录影像资料、查阅记录等

短期

历史性、实证性重要影像资料

永久

 

 

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